Ahorra Comprando

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Ahorra Comprando

En la actualidad, el costo de las compras de insumos o servicios es equivalente al 50% o más de los ingresos de un proyecto de construcción. A pesar de ser el costo más representativo en la mayoría de organizaciones no recibe la atención y la planeación estratégica correspondiente. Esto se debe a que el proceso se divide en infinidad de micro procesos y negociaciones individuales. Por ende, la optimización de cada uno no tiene un impacto real dentro de los resultados financieros del proyecto. La clave entonces es lograr optimizarlos en conjunto y con procesos estandarizados, de forma que estas mejoras se vean reflejadas en la rentabilidad del proyecto.

La gestión de compras puede ser planeada estratégicamente en busca de ahorros individuales que logren un ahorro grupal significativo. Es una estructuración de diferentes etapas con objetivos específicos para guiar el proceso y lograr los resultados esperados. Así mismo, debe ser analizado como un macroproceso con objetivos generales para que exista una alineación que pueda generar una sinergia positiva. La planificación estratégica debe tener en cuenta varios factores que garantizan ahorros en el proceso de compras.

La utilización de diferentes técnicas de negociación busca optimizar los precios desde diferentes perspectivas. Una negociación inicial donde se reciban una cantidad significativa de propuestas, logra recolectar información de la oferta, condición necesaria para entender el mercado y tomar mejores decisiones. Una vez se entiende esta situación inicial, se debe proceder a utilizar las técnicas de renegociación estipuladas por objetivos. En un negocio por encima de $1.000 millones COP, se puede realizar una subasta inversa que invite a los proveedores a optimizar sus costos, entendiendo que para ellos son convenientes las economías de escala. Esta técnica puede lograr ahorros de alrededor del 8% sobre el presupuesto inicial. Para negociaciones de suministro y con una cantidad media de ítems cotizados individualmente, una renegociación individual para luego realizar una adjudicación parcial puede ser la mejor opción. En este caso, buscamos la mejor opción para cada ítem y negociamos los que sería la adjudicación perfil, logrando el mejor precio para cada ítem en específico y llegando al valor mínimo de nuestro cuadro comparativo. Por último, en caso de ser negociaciones a largo plazo, es importante establecer condiciones básicas para el negocio que sean flexibles a las condiciones del mercado, teniendo en cuenta el beneficio de uno como comprador. Esto debe tener en cuenta variables como tasas de cambio, cantidades, fechas y condiciones de entrega entre otras.

La aplicación de las diferentes opciones, entendiendo las necesidades y particularidades de cada negocio, busca generar un mayor ahorro al comprar e impactar la rentabilidad de los proyectos. La escogencia de cada una debe tener un sentido y una alineación con las políticas de compra y negociación de cada empresa. El ahorro sistemático en las compras tiene repercusiones significativas en la utilidad de un proyecto, inclusive puede llegar a duplicarla cuando se desarrolla una estrategia y una metodología adecuada. Para finalizar, el desarrollo de este sistema de forma adecuada puede ser apalancado con la implementación de tecnología de información dentro del proceso.

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